Libros para dueños de camión y owner operators

Contabilidad para camioneros: los libros del camión, hechos con tus cargas

En muchas compañías pequeñas las cargas están en un lado, los recibos del diésel en la guantera y los libros en otro programa, y alguien termina escribiendo todo dos veces. En LaneTally los libros son parte de la misma herramienta: se llenan con las facturas que te pagan, el pago de tus choferes y los recibos que apruebas.

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Sin registro. Sin tarjeta. Datos de ejemplo, solo mira.

LaneTally es nuevo y está en beta. La demostración usa datos de ejemplo, y lo que escribes en ella se queda en tu navegador. Lo que está marcado Llega con el lanzamiento todavía no funciona.

Solo información. LaneTally te ayuda a tener tus registros en orden. No es asesoría de impuestos ni legal, y no presenta nada por ti. Consulta con tu contador.

Qué está en español y qué no

• En español: las pantallas del dueño de la compañía (incluido el owner operator) y las del chofer, con un botón para cambiar entre inglés y español. Aquí es donde viven los libros del camión.
• En inglés: las pantallas del despachador, las facturas y los reportes que se descargan (por ejemplo el paquete del año para el contador) y los videos de instrucciones, que tienen subtítulos en inglés.

Cómo se llenan los libros

No tienes que anotar a mano lo que ya pasó dentro de LaneTally. Esto entra a los libros solo:

• Una factura del flete marcada como pagada (dinero que entra).
• El recibo semanal de un chofer marcado como pagado (pago de choferes).
• Un recibo del chofer que tú apruebas (diésel, peajes, pesaje, reparaciones y más), con la foto pegada.
• La factura semanal de un despachador, marcada como pagada, anotada como “Comisiones de despacho”.

Tú sigues anotando lo que es tuyo, como el seguro o el pago del camión.

Gastos del camión: el chofer manda la foto, tú apruebas

El chofer toma una foto del recibo en el teléfono y marca para qué fue y cómo se pagó. Te llega a tu pantalla de inicio y a “Recibos de los choferes”. Tú lo revisas, escribes el monto y lo apruebas. La misma foto no se puede mandar dos veces. Que la IA lea la foto del recibo Llega con el lanzamiento; hoy el monto lo escribes tú.

Si eres owner operator y manejas tu propio camión, el gasto lo anotas tú y queda en los mismos libros, con su línea del Schedule C.

Factoring y short pays

Si usas una compañía de factoring, el flete completo se anota como ingreso y la comisión del factoring como gasto, y los dos juntos igualan el depósito. Un chargeback del factoring se puede anotar en la factura pagada.

Cuando un broker paga menos que la tarifa, anotas el short pay con su razón (pagó menos, cargo extra rechazado, multa por tarde, reclamo por daño, cargo por quick pay u otra). Solo el dinero que de verdad entró va a los libros.

El estado de cuenta del banco, sin contar doble

Puedes subir el estado de cuenta y aprobar cada línea. Nada entra a los libros hasta que tú lo apruebas. Las líneas que coinciden con algo que ya está en los libros se enlazan, para que nada se cuente dos veces. Que la IA ordene las líneas y la conexión en vivo con tu banco Llega con el lanzamiento.

Cada gasto con su línea del Schedule C

Cada categoría está relacionada con una línea del Schedule C, por ejemplo “Line 9: Car and truck expenses”, para que tú y tu contador vean a dónde iría cada dólar. Los nombres de las líneas son los del formulario del IRS, en inglés. Tu contador decide qué le corresponde a tu compañía.

Un paquete del año para tu contador

La tarjeta “Para mi contador” tiene el botón Revisar mis registros primero. Te muestra lo que falta arreglar: gastos sin categoría, gastos de $75 o más sin recibo, posibles duplicados y más. Después arma:

• Un paquete del año en PDF para entregar a tu contador.
• Un zip con todo para tu contador: las líneas del Schedule C, un resumen del año del pago a cada contratista (solo información, no es un 1099), el IFTA por trimestre y todos los gastos.

Son resúmenes para tu contador, no formularios oficiales de impuestos, y salen en inglés.

QuickBooks, Xero, Wave o Excel

Si tu contador ya usa un programa, puedes mandarle los libros como archivo: QuickBooks Online, QuickBooks Desktop (archivo .iif) o un CSV para Xero, Wave y otros. También puedes bajar todos tus datos de LaneTally en un solo archivo de Excel cuando quieras.

Costo por milla y ganancia

“Finanzas” muestra el dinero que entra, el que sale, la ganancia y la ganancia por milla, por semana, por mes o por año. El costo por milla divide todos tus costos entre todas tus millas, las cargadas y las vacías. Para el reporte trimestral, mira IFTA reporting software (en inglés).

Si trabajas con un despachador

Muchos despachadores también ofrecen llevar los libros y la nómina. En LaneTally decide el dueño: en la página de libros y en la de pago de choferes hay un interruptor, “Que mi despachador haga mis libros y pagos”. Apagado, tus libros y tu nómina son solo tuyos. Prendido, el despachador puede llevarlos con las mismas cargas, y tú lo puedes apagar cuando quieras. Lo que cobra el despachador por ese servicio lo decide el despachador.

Cuánto cuesta

El plan del dueño de la compañía que busca sus propias cargas empieza en $49 al mes por 1 o 2 camiones. Si tu compañía usa un despachador en LaneTally, tú y tus choferes no pagan. Los precios completos están en la página principal.